Een ontspannen online gesprek over beleid: hoe doe je dat?

Wanneer je je organisatie helpt (of dwingt…) om online de rode loper uit te rollen voor de buitenwereld, breek je uit het traditionele lineaire beleidsproces. Dat heeft chaotische communicatie tot gevolg. En dat geeft stress. En helemaal op te lossen is dat niet – gelukkig.

Chaos is niet prettig, het zorgt voor stress, en je weet van chaos niet precies wat eruit naar voren komt.

Desondanks zeggen wij: gelukkig is de chaos die social media veroorzaken niet helemaal op te lossen. Want dat laatste element van chaos is goed.

De onzekerheid over de uitkomst. Daar moeten we, en moesten we eigenlijk altijd al, mee leren leven.

Want alleen als je nog niet zeker bent van de uitkomst, is er invloed van buitenaf mogelijk.

Maar het vervelende, onrustige gevoel van chaos, daar kun je wel iets aan doen. Om grip te krijgen op de online conversatie bij beleidsvorming, zijn vier dingen essentieel.

  • Wendbaarheid
  • Strakke kaders
  • Kiezen
  • Een geweldige interne communicatie

Die geweldige interne communicatie is voorwaardelijk voor goede communicatie, altijd en overal. Maar online wreekt het zich meteen als hij niet in orde is. Daar krijg je immers direct feedback, en is de ongeschreven norm inmiddels: binnen een uur reactie, binnen 24 uur een oplossing.

Dat lukt wanneer je als communicatieprofessional een intern netwerk met inhoudelijke mensen hebt met wie je snel kunt schakelen en waar iedereen zo professioneel is, dat de parafen niet hoeven.

Interne communicatie kun je op allerlei manieren bevorderen, bijvoorbeeld door

  • elkaar geregeld fysiek te ontmoeten
  • een gezamenlijk inhoudelijk verhaal te maken over je beleidsonderwerp, waaruit duidelijk blijkt wat ieders rol is in het bereiken van de doelen van dat beleid.
  • een wekelijkse interne e-mail-nieuwsbrief maken voor iedereen die met het beleidsonderwerp aan de slag is, met daarin inhoudelijke verhalen, vragen en voorbeelden, maar bijvoorbeeld ook met een beetje strijd: wie heeft het blog geschreven dat de meeste reacties opriep? Welke webpagina leidde tot de meeste aanvragen voor informatie?

Wendbaarheid en strakke kaders zijn de onlosmakelijke paradoxale vereisten van beleid maken in een online omgeving.

Om met zelfvertrouwen online gesprekken te voeren, moet je je ruimte kennen, en de deadlines, en binnen die ruimte met flair kunnen manoeuvreren.

In een bestuurlijke of politieke omgeving, betekent dat simultaan spelen op alle schaakborden van de publieke organisatie.

Een heel mooi voorbeeld van wendbaarheid binnen strakke kaders is het zogenaamde omwisselbesluit dat er bij het Ruimte voor de Rivier is genomen (daarin zocht het Rijk ruimte om het water van steeds uit hun oevers tredende grote rivieren een plek te geven). Er is gezegd: over anderhalf jaar nemen we het besluit dit op stuk land op deze-en-deze manier water te gaan bergen voor zo-en-zoveel geld, tenzij alle partijen in de regio samen in de tussentijd een beter besluit kunnen nemen. Neem maar aan dat dat een relevant gesprek heeft opgeleverd.

Zijn je kaders duidelijk en de ruimte bruikbaar? Stel jezelf én de bestuurder voor wie je werkt in elk geval de volgende vragen om daar achter te komen:

  • Weet de bestuurder waar hij naartoe wil, wat hij wel en niet wil, en wil hij daarover open zijn? Wanneer de nieuwe communicatieprofessional niet weet wat de ruimte is voor gesprek én het beleid, verloopt dat gesprek stroef, of vindt het helemaal niet plaats, of betekent het dat je een voedingsbodem hebt voor teleurgestelde mensen, intern en extern.
    Onuitgesproken kaders en no go area’s  worden online meteen wel uitgesproken en betreden en dan moet je een antwoord kunnen (laten) geven. Wanneer de organisatie daar niet aan toe is – of dat nu op politiek, op bestuurlijk of op ambtelijk niveau is – moet je eerst daaraan werken, voor je de rode loper voor de buitenwereld uitrolt.
  • Wil de bestuurder zo betrokken zijn bij het beleidsproces dat hij, vanuit zijn functie maar wél als persoon, kan reageren op bijdragen uit de samenleving? Is hij communicatief én politiek vaardig genoeg? Wat heeft hij van jou daarvoor nodig?
  • Staan de bestuurder én de politiek ervoor open om tussentijds in gesprek te gaan over de invulling van de gestelde kaders zonder dat er al een nota ligt? Mag er, kortom, een echt gesprek plaatsvinden in plaats van of naast een formeel proces?

Kiezen moet je ook. Juist door goed te kiezen, kun je aanspreken. Dat ga ik uitleggen.

Stel, je krijgt de ruimte om niet alleen te streven naar representativiteit van reacties uit de samenleving, maar ook om doelbewust op zoek te gaan naar die ene expert. Dat is kiezen. Want dat betekent allereerst dat je veel beter moet weten wat je vraag aan die ene expert is, en dat je – dus – vanuit de  inhoud op zoek moet naar reacties, niet – alleen – vanuit het proces.

Wat we daarmee bedoelen? Het traditionele proces kent zijn vaste momenten voor inbreng (de inspraak en een hoorzitting of ‘ontwerpsessie’ als je mazzel hebt, plus een website waar iedereen zijn ideeën mag inbrengen). Iedereen mag dan zijn zegje doen.

Het is voor iedereen, over alles. Die toegankelijkheid is natuurlijk goed. Maar tegelijkertijd spreekt het niemand persoonlijk aan.

Terwijl het zoeken naar die ene expert vaak veel scherper maakt wat de bedoeling is, altijd inhoudelijk is en dus communicatief aantrekkelijker is én zorgt voor meer reacties.

Een voorbeeld. Op welke oproep denk je dat meer reacties zullen komen waar de organisatie meteen mee aan de slag kan?
a)      “Denk mee over de openbare ruimte in deze wijk!”
b)      “We zoeken vaders uit deze buurt met kinderen tussen de 2 en 6 jaar om het speeltuintje te ontwerpen waar zij met hun kinderen het liefst de zaterdagmiddag doorbrengen!”

In voorbeeld a voelt niemand iets. In voorbeeld b gaat het kriebelen bij die vader, en misschien ook wel bij die moeder die niet “mag”. Meedenken wordt ineens iets van jou, of iets wat je graag zou willen – en wat let je om voor jaloerse moeders ook zo’n sessie te beleggen en de twee speeltuinen eens met elkaar te vergelijken?

En kijk met deze blik ook eens naar de oproepen om “allemaal mee te denken” over Den Haag, Leeuwarden, Leiden, Vleuten en Tynaarlo in 2030…

Dus hoe zorg je voor een klein beetje nuttige chaos zonder te veel stress?

Als je de ruimte zoekt binnen strakke kaders.

Als het online gesprek intern kan landen en er met vertrouwen geantwoord kan worden volgens de ongeschreven normen van social media.

En als je durft te kiezen.

Want als je precies weet met wie je waarover wil praten en met welk doel, is geen enkel gesprek stressvol.

Reacties zijn gesloten.