Antoinette van Heck: “Online? Gewoon doen!”

Antoinette van Heck werkt al 30 jaar. Waarvan 20 jaar in het communicatievak. Een jaar of 7 geleden werd ze wat betreft online communicatie het diepe ingegooid bij de ontwikkeling van een Intranet voor Staatsbosbeheer. En nu is ze volop bezig om het nieuwe redactieteam samen verantwoordelijk te maken voor alle media, print én digitaal. In dit interview deelt ze haar ervaringen en tips.

Antoinette is qua werkervaring bepaald geen groentje, dus mijn eerste vraag aan haar is waarom zij zelf de omslag naar online wel heeft gemaakt en zoveel collega’s niet? “Het wordt door velen nog gezien als een relatief nieuw werkveld, het is niet voor iedereen vanzelfsprekend om je daarin te verdiepen. De weerstand zit vooral in de onbekendheid met en snelheid van ontwikkelingen.”

Antoinette van Heck

Print wordt bij Staatsbosbeheer niet vergeten. Antoinette zoekt in de bibliotheek in het bedrijfsrestaurant naar oude logo's voor de timeline op de Facebook-pagina.

Maar wat doe je daar nu aan? Antoinette zal een aantal medewerkers die erg op print gericht waren, de omslag moeten laten maken naar online. Ruimte voor nieuwe mensen is er vanwege de bezuinigingen niet, dus omscholen is het devies. Het nieuwe redactieteam – 6 mensen in totaal – bestaat sinds begin van dit jaar. Tot dan toe waren print en digitaal heel streng gescheiden en bestonden er kolommen per medium (zoals het personeelsblad of het externe blad). In het nieuwe team wordt iedereen samen verantwoordelijk voor alle media. Daardoor wordt de organisatie niet alleen flexibeler, maar wordt ook een crossmediale aanpak mogelijk.

Antoinette: “Ik geloof er in dat je online vooral gewoon moet gaan doen. We zitten met ons team nog midden in het proces, maar hebben al wel een aantal belangrijke stappen gezet. Tijdens ons tweewekelijkse werkoverleg vertelt iedereen iets over zijn of haar specialisatie, dus zowel online als print. Op die manier leren we van elkaar. En om iedereen uit zijn eigen middel te trekken hebben we nu een gezamenlijke mailbox waarvoor iedereen per toerbeurt een dag redactiedienst heeft. Dat heeft in ieder geval het besef gebracht dat je los moet komen van je eigen middel, dat je veel van elkaar kan leren en dat we onze kennis ook aan de rest van de organisatie moeten doorgeven. Met de volgende stap beginnen we binnenkort. We werken bij Staatsbosbeheer sterk vanuit de seizoenen, dus bijvoorbeeld de herfst is het kaplaarzenseizoen. We zitten met alle collega’s en een paar communicatie-adviseurs om tafel om te kijken wat we bijvoorbeeld rond de herfstvakantie via al onze media kunnen doen. Daarna wordt een iemand verantwoordelijk voor de planning en coördinatie van de afgesproken acties.”

De omslag die het team van Antoinette moet maken is uiteraard onderdeel van een groter geheel. Staatsbosbeheer is een zelfstandige organisatie, maar door de bezuiningen valt een belangrijk deel van de financiering weg. Communicatie is dus belangrijker dan ooit. De opgave voor Staatsbosbeheer voor de komende jaren is deel uitmaken van en het gesprek aangaan met de maatschappij. Dat betekent dat de gehele organisatie communicatiever moet worden en de boswachters spelen daarbij een belangrijke rol. Ze zijn niet alleen in hun eigen natuurgebied de gastheer, maar ook steeds meer online. Dat vraagt wel nieuwe vaardigheden en sensitiviteit voor de omgeving. Antoinette: “Lokaal nieuws bestaat niet meer, alles wordt heel snel landelijk. Daarom is onze afdeling Communicatie nu gecentraliseerd. Dat wil echter niet zeggen dat we ons werk vanuit het hoofdkantoor doen. We werken daar waar het gebeurt en zijn dus veel onderweg met onze laptop en mobiele telefoon. Daarnaast zijn we druk bezig de interne opleiding voor boswachters te verstevigen. Communicatie staat al als taak in de hun functiebeschrijving boswachter, maar we willen ze daarbij door interne opleiding beter gaan ondersteunen.”

Twitterende boswachter

De boswachters zijn online overigens al heel erg actief. Naast de corporate accounts van Staatsbosbeheer op allerlei social media zijn bijna 80 boswachters actief op Twitter en zijn er 15 weblogs en 2 Facebook-pagina’s over werkgebieden. Volgens Antoinette gaat niet alles goed, maar gaat er ook weinig mis. En ‘gewoon doen’ is ook hier de aanpak. Wil het Waddengebied een eigen Facebook-pagina? Ze krijgen een workshop en aan het eind van de dag staat de pagina en zijn er werkafspraken gemaakt voor het beheer. Ook print wordt aangehaakt: tijdens het toeristenseizoen hangen er overal posters. Met een QR-code, dat dan weer wel.

Wil jij ook aan de slag met je afdeling of team? Dit zijn dit de 5 belangrijkste tips van Antoinette op een rijtje:

  1. Je hoeft geen verstand te hebben van de techniek om gebruik te kunnen maken van het middel. (Dit was de eye-opener voor Antoinette van haar eerste online project).
  2. Wees niet bang om dingen uit te proberen of om hulp te vragen (Antoinette doet dit regelmatig bij haar dochter).
  3. Laat collega’s vooral gewoon gaan doen, desnoods in kleine stukjes opgehakt.
  4. Zorg dat er een plan is dat met iedereen is besproken. Creëer een veilige omgeving waarin ook dingen uitgeprobeerd mogen worden. Veel communicatieprofessionals zijn perfectionistisch en hebben moeite om in het diepe te springen.
  5. Als afdeling hoef je niet alles. Zie online communicatie en social media als een kans en niet als iets dat moet. Je kan best dingen uitproberen en er weer mee stoppen. En je moet niet bang zijn een aantal dingen niet meer te doen, zoals het maken van folders.

Heb jij nog een tip voor Antoinette of zou jij een tip willen toevoegen voor teams in een vergelijkbare situatie als die van haar? Reageer dan op dit artikel of via Twitter met #dncp.

 

Reacties zijn gesloten.