Aletha Steijns: Strategisch advies komt soms met de spiegeltjes en kraaltjes

Aletha SteijnsVandaag de eerste van een serie interviews met mensen die wat we vanuit #dncp roepen al in praktijk brengen. Soms al jaren. Zoals Aletha Steijns van Aletha Steijns Communicatie/ Management voor Communicatie (@aasteijns op Twitter). We chatten met haar over verandercommunicatie, het verdwijnen van de grenzen tussen in- en externe communicatie en de balans tussen strategie en uitvoering.

 

R: Aletha, zou jij een korte introductie over jezelf willen geven?

A: Dat is wel handig hè? Ik heb jaren als ambtenaar gewerkt, zowel bij gemeenten als bij de overheid. Inmiddels ben ik ‘eigen baas’. Van oorsprong ben ik museumkundige, met specialisatie museumcommunicatie. Van daaruit ben ik in de overheidscommunicatie gerold. In een fusietraject ontdekte ik dat mijn hart lag bij interne communicatie. Inmiddels noem ik – en velen met mij – dat verandercommunicatie. Op dit moment werk ik als communicatiemanager voor de Auditdienst Rijk, een rijksbrede organisatie van auditors, accountants en onderzoekers. Ze bestaan volgende week een jaar en zitten midden in een ontwikkeltraject.

R: Ik weet dat je heel interessante dingen doet bij de Auditdienst, gaan we het zo ook over hebben. Maar mag ik meteen een heel actuele kwestie aanroeren? De kwestie over de fraude door Bulgaren en de commotie die daarover op het intranet van de Belastingdienst is ontstaan (zie dit bericht van RTL Nieuws). Waar je direct ziet dat er eigenlijk geen scheiding meer is tussen in- en externe communicatie. Hoe kijk jij daar tegenaan? Is dat onderscheid echt verdwenen?

M: Met als nadere vraag die mij dan meteen invalt: vreemde ogen dwingen blijkbaar toch nog steeds meer?

A: Ik maak nu zelf onderdeel uit (ben ingehuurd door) van het Ministerie van Financiën. Ik ga dus niet in op de inhoud, wat je zult begrijpen.

R: Nee natuurlijk! Het is ook alleen een illustratie bij die verschuivende (?) grens.

A: Precies, het komt veel vaker voor. Ik roep altijd maar: je moet eens in de trein gaan zitten – eerste klas – die van Amsterdam naar Den Haag gaat en rond 10 uur aankomt. Wat je dan te weten komt… En in die zin is er niet eens zoveel veranderd: ook in die coupé moet je voorzichtig zijn met wat je zegt of het stuk dat je aan het lezen bent niet achteloos naast je neer leggen. Het is natuurlijk wél zo, dat er veel meer snelheid bestaat sinds we via social media communiceren.

R: Maar is een Intranet toch niet iets anders? Dat voelt toch als besloten, ‘van je eigen organisatie’, geen publieke ruimte?

A: Klopt. Wat hier het meest interessante is, is dat die informatie die in vertrouwen werd gegeven, klaarblijkelijk toch niet zo ‘afgesloten’ was. Aan de andere kant: lekken is wel van alle tijden hoor. Je wilt niet weten in hoeveel organisaties journalisten nog ongestoord door het gebouw kunnen dwalen als hun afspraak is afgelopen, of waar de interne blaadjes voor het grijpen liggen voor bezoekers. Dat is dan wel geen lekken, maar je moet altijd toch wel uitkijken met wat intern bedoeld was.

M: Ik heb daar ooit een column over geschreven: Luid de klok in je personeelsblad. Kern daarvan was: klokkenluiden en lekken gebeurt alleen als mensen intern niet gehoord worden en er niets verandert. Dat is nu ook aan de orde. En dat is volgens mij ook waar jouw ‘verandercommunicatie’ over gaat: interne communicatie die zorgt voor verandering. Van beleid bijvoorbeeld, of wetten. Of interne processen. En als het even kan, ook top-down?

A: Wat dus nog veel interessanter is, is dat de noodzaak tot ‘naar buiten brengen’ van de informatie, sterk gevoeld werd. Ik pleit er dus voor, om intern je zaakjes op orde te hebben.

M: Dan komt het met extern ook goed..?

A: Dat is geen wet van Meden en Perzen. Ook daar moet je in investeren. Maar het is wel zo dat de buitenwereld meekijkt.

M: Dan komen we volgens mij aan de invalshoek van #dncp: in hoeverre is jouw vak veranderd sinds online en social? Veel dingen zijn van alle tijden, maar tegelijkertijd is online en social communicatie natuurlijk een orkaan in organisaties. Kun je daar iets over vertellen?

A: Vroeger – oma vertelt – was het zo dat je voor communicatie naar een afdeling of een persoon toe moest. Die maakte er dan een mooi persberichtje van of een foldertje. Dat is niet meer zo. Ik handel nu – uiteraard onder invloed van online en social media, maar er is meer – vanuit het principe dat iedereen communiceert. Je kunt het, dus je doet het. Je hebt daar dus ook een verantwoordelijkheid in. Of het effectief is, is een tweede. Daar moet je in investeren – vergroot de communicatiekracht van je medewerkers.

Als communicatieadviseur ga je dan coachend te werk. Mijn kinderen zitten op een Montessorischool, en het adagium van Montessori is: help hen het zelf te doen. Ik hanteer dat adagium ook.

R: Mooi :-) Kun je iets vertellen over hoe je bij de Auditdienst nu bezig bent met het vergroten van de communicatiekracht? We kregen via Twitter een tip van @mefdebock dat je een prachtig overzichtje met 8 uitgangspunten op 1 A4-tje hebt geformuleerd… Wij zijn natuurlijk nieuwsgierig!

A: Daar ging wel iets aan vooraf. Het MT zag in dat er in het ontwikkeltraject in eerste instantie te weinig aandacht was voor strategische communicatie, en dat je dat wel nodig had om überhaupt ergens te komen. Ik ben gestart met het MT. In gesprekken, maar ook in de wekelijkse MT-vergadering adviseer ik over communicatieve aspecten. In gesprekken met interne stakeholders, sleutelfiguren en slimmeriken heb ik geanalyseerd wat de communicatiebehoefte was.

Tegelijkertijd was ik ook betrokken bij een aantal Vitamine Cstrategische trajecten: gewoon een scheutje communicatie toevoegen (ik noem dat niet de factor C, maar vitamine C – nodig voor de gezondheid van een organisatie, de mensen, de diensten en producten) en werkendeweg aantonen wat de meerwaarde is van aandacht voor communicatie.

[Aletha heeft de Verandercommunicatiestrategie Auditdienst Rijk 2013-2014 (pdf) met ons gedeeld!]

M: Is er bij de afdeling communicatie nu ook iets veranderd? Wij horen vaak mensen klagen over ‘dat ze niet aan tafel komen’ of ‘in positie komen’, terwijl jij duidelijk aantoont dat daar ruimte is.

A: Ja, wat zal ik daar nou op zeggen? Weet je, als je écht iemand helpt door iets toe te voegen wat hij of zij niet weet, niet kan of niet heeft, dan komt je vroeg of laat wel aan tafel. Maar dan moet je ook bereid zijn om soms de ‘spiegeltjes en kraaltjes’ te leveren of zelfs te maken. Als dat is waar je stakeholder behoefte aan heeft… dan lever je dat strategische advies er tussendoor gewoon bij!

M: Hoera, dank! Uitvoering dus gewoon onderdeel van het werk! Ik wil dan wel weten over hoe jij je grens bepaalt van wat je zelf doet en wat mensen uit het primaire proces doen.

R: En of je een concreet voorbeeld kunt geven?
M: Ja! Goede aanvulling, R!

A: Ja, ik maak geen onderscheid tussen uitvoering en strategie. Wat ik wel doe, is onderscheid maken tussen wat ik voor iemand doe en wat hij zelf kan doen of kan leren.

Een voorbeeld: er moest een transparantieverslag gemaakt worden – dat is een product uit de planning- en controlcyclus. Vergelijk het maar met een jaarverslag. Dat had de Auditdienst Rijk in haar korte bestaan nog niet gedaan. Wacht je dan tot het af is, redigeer je het, stuur je het naar de vormgever? Of geef je in het traject aan wat de meerwaarde is van een goede communicatieadviseur door óók aan te geven hoe vorm en inhoud elkaar versterken? Breng je het lezersperspectief in? Ik koos uiteraard voor het laatste. Tegelijkertijd heb ik de coördinator, die wel oren had naar het vormgevingstraject, meegenomen in de drukwerkbegeleiding.

Het herschrijven heb ik voor een deel zelf gedaan, en daarbij aangegeven waarom ik op deze manier te werk ging. Het andere deel heeft de inhoudelijk coördinator voor haar rekening genomen. Volgend jaar is er waarschijnlijk geen communicatieadviseur meer nodig voor dit product.

M: Misschien kunnen we hier wel even de stap maken naar ‘realtime communicatie’? Want het transparantieverslag is een mooi voorbeeld om aan te geven waar jouw toegevoegde waarde zit, en tegelijkertijd is het een ‘ouderwets’ proces met heldere afwegingsmomenten en deadlines.

A: Realtime zorg ik ervoor dat ik een zo leeg mogelijke agenda heb. Iedereen kan binnenlopen voor een adviesje of een sparringsgesprek, en ook een tekst is zo beoordeeld. Dat betekent dat ik al pratend en coachend zoveel mogelijk handvatten geef om knelpunten weg te werken, te versnellen, iets voor elkaar te helpen krijgen… en dat gaat meestal niet om ‘ouderwetse’ producten. Dat gaat meestal om ontwikkelprocessen, waarbij je merkt dat opdrachtgever en opdrachtnemer uit elkaar dreigen te groeien, of dat iets niet aan de verwachtingen voldoet, of dat er weerstand is…

M: Grappig dat jij realtime meteen (ook) op je eigen werkproces betrekt. De vraag kwam vanuit de behoefte om advies te leveren voor ‘realtime communicatie’, wat social immers is. Maar jouw antwoord geeft meteen aan dat je niet anders kunt dan interne en externe communicatieprocessen identiek maken, omdat het anders spaak loopt :-) De adviseur moet niet in een ‘ouderwets’ proces zitten (met communicatieplannen) terwijl degene die behoefte heeft aan advies, in de realtime wereld zit!

A: Precies. Het lijkt me toch uitermate storend dat er via social media iets binnenkomt dat om actie vraagt en dat je daar geen tijd voor hebt … of eerst een plannetje voor moet schrijven.

By the way: die communicatieplannen heb ik al een paar jaar geleden afgeschaft. Tegen de tijd dat die uit de printer komen, is de realiteit alweer anders. En een plan schrijf je meestal ‘voor de la’, dat vind ik niet echt stimulerend werken. Vandaar ook dat mijn ‘verandercommunicatiestrategie’ op een A4’tje past, en de uitgangspunten ook. Kun je die lekker boven je bed hangen ;)

R: Via @projectradar kregen we voor onze chat het onderstaande screenshot van TedX Binnenhof als input, zou je daar eens op willen reageren in het licht van het voorgaande?

screenshot TedX Binnenhof

 

 

 

 

 

 

 

 

 

A: Je ziet dat de buitenwereld steeds meer gaat netwerken. Ik ben er van overtuigd, dat de piramidestructuur van organisaties dus ook wel moet veranderen. Het is veel effectiever om in netwerken te werken. Nu is het nog zo, dat we beide ‘systemen’ moeten zien te verenigen. Dat vereist dus een solide organisatiesensitiviteit. Daar moet je als compro echt in investeren.

Organiseer je eigen werk ook ‘al netwerkend’. Zoek de energie op, investeer in mensen die hun communicatiekracht willen vergroten. Zij zijn nieuwe ‘ambassadeurs’, je kennis en kunde verspreiden zich via hen.

R: Wow, mooi beschreven!

We zijn bijna door onze tijd heen ladies… (jammer!!!) Ronden we de discussie hiermee af, of is er nog een thema dat je heel graag wilt bespreken Aletha?

A: Ik wil nog heel even terugkomen op de reflectieve communicatiescrum van Betteke van Ruler.  Zelf ben ik eigenlijk niet zo van de methodes (wat wel enorm leerzaam is als je in een audit-omgeving werkt). Ik ga op mijn goede gevoel af. Maar wat ik me realiseer, is dat de RCS heel goed past bij de manier waarop ik werk. Is het dan eindelijk zo dat er nu een methode is die ‘mijn gevoelsmatige werkwijze’ in een geweldig helder schema giet? Ik was er echt blij mee, want ik zat nogal met de accountability van mijn goede gevoel. Nu is dat veel duidelijker te maken. Ik vind het een mooie verbinding tussen de theoretische communicatiewereld en de dagelijkse praktijk, waarmee in ieder geval voor mij een kloof(je) gedicht is.

R: Laatste vraag: Hoe kijk jij aan tegen de toekomst van de communicatie-afdeling? Bestaat die nog over 10 jaar?

A. Nee, over 10 jaar bestaat de communicatieafdeling niet meer. Maar de organisatievormen die er nu ook zijn, bestaan dan ook niet meer. Ontwikkelen is altijd aan de orde, dus hoe erg is dat?Je moet meebewegen met de stroom die er is. Van piramide naar netwerk,van communicatie-afdeling naar communicatieloket!

Zo dan? Mooie afsluiting toch?

M: Zeker weten!

R: Eens! Ik vond het echt superleuk! En veel te kort!

M: Ik zal vandaag ook de nieuwsbrief uitsturen met deze chat! Dank je wel! Echt een aantal ‘zo kun je dat doen’s zitten erin, dat is voor de community van #dncp heel waardevol!

A: Ok! Was erg leuk, dank jullie wel!

R: Geen dank, echt super dat je wilde meewerken! Tot snel!

M: Doeiiiii!!!! ik ga Bo uit mijn bureaula vissen :)

 

1 reactie op “Aletha Steijns: Strategisch advies komt soms met de spiegeltjes en kraaltjes

  1. Pingback: Wat moet #dncp met Factor-C? | De nieuwe communicatieprofessional